Čo je a ako funguje Google Workspace (G Suite*)

Už viac ako desať rokov je G Suite kolekciou profesionálnych nástrojov produktivity spoločnosti Google. S vývojom spôsobu práce ľudí sa vyvíjal aj G Suite. Na znak tejto transformácie spoločnosť Google premenovala službu na „Google Workspace“.
Čo bol G Suite?

Predtým, ako hovoríme o Google Workspace, sa pozrime späť na G Suite. Táto služba začala v roku 2006 ako spôsob, ako môžu organizácie využívať služby spoločnosti Google na svojich doménach za mesačné predplatné.

Namiesto udržiavania vlastného sieťového úložiska, e-mailového servera a ďalších rôznych nástrojov umožnila G Suite organizáciám využívať ako doplnok k ich podnikaniu sadu cloudových nástrojov produktivity a spolupráce od spoločnosti Google.

Pôvodná sada nástrojov zahŕňala Gmail, Google Talk, Google Calendar a Google Page Creator. Postupom času sa rozšírila o Dokumenty, Tabuľky, Prezentácie, Formuláre, Disk Google, Google Chat a Meet.

Všetky tieto nástroje sú spotrebiteľom k dispozícii zadarmo, chýbajú im však určité funkcie. Zákazníci služby G Suite dostávajú vlastné e-mailové adresy domén (@gmail.com a @marketier.sk), cloudové úložisko, nástroje pre správu, zákaznícku podporu 24 hodín denne a ďalšie.

Čo je Google Workspace?
https://www.youtube.com/watch?v=bE31y5HbukA

Google Workspace pokračuje vo vývoji G Suite. V skutočnosti to nie je ani prvá zmena názvu. Služba sa pôvodne volala „Google Apps pre vašu doménu“. Neskôr bola premenovaná na jednoduchý názov „Google Apps“ a v roku 2016 bola nakoniec premenovaná na „G Suite“.

Google hovoril o tom, ako názov „G Suite“ mal konotáciu veľmi tradičného pracovného prostredia. Keď sa zmenil koncept pracovného priestoru, bolo cítiť, že táto zmena je nutná.

Je Google Workspace zadarmo?

Google Workspace nie je bezplatná služba, aj keď všetky nástroje dostupné v tomto priestore majú bezplatné spotrebiteľské verzie. Existuje niekoľko rôznych cenových úrovní, ktoré zodpovedajú potrebám vašej organizácie. V čase písania tohto článku sa ceny členia takto:

12 najčastejších mýtov o Google Workspace (G Suite)

Dal sme dokopy 12 najčastejších mýtov, ktoré od nových zákazníkov počúvam, aby som vám vysvetlil, ako sa veci spojené s Workspace a jeho distribúciou skutočne majú.

1. Google Workspace pre firmy je dostupný aj zadarmo

Poslednú verziu pre firmy zdarma prestal Google poskytovať v roku 2012. Od tej doby si môžu zákazníci aplikácie zadarmo len vyskúšať, a to na 14 dní. Potom si musí vybrať niektorý z platených tarifov, ak chcú v užívaní Workspace pokračovať. Bezplatne sú aplikácie ponúkané bežným užívateľom, ich funkcie sú ale pre business účely značne obmedzené. Chýba im napríklad Gmail na vlastnej doméne (@ vašafirma), väčšie úložisko ako na Gmaili, tak na Drive, telefonická podpora a 99,9% garantovaná dostupnosť služieb.

2. Nemôžem pracovať, keď mi vypadne internet alebo sa niečo stane v GooglE

Pokiaľ je prekážka na vašej strane a potrebujete fungovať bez internetového pripojenia, stačí si zapnúť podporu offline. Môžete tak aj naďalej prezerať, ale aj editovať vaše dokumenty. Ich uloženie prebehne v okamihu, kedy sa vám internetové pripojenie obnoví. Samotný Google dáta ukladá v niekoľkých datacentrách, preto nehrozí úplný výpadok konkrétnej lokality. Služba je nedostupná len v 0,1% prípadov, čo v prepočte na rok vychádza na necelých 9 hodín.

3. Distribútor má prístup k firemným dátam

Konzultanti nemajú prístup k vašim dátam, ale iba k administrácii užívateľov. Akonáhle je ale prechod na Google Workspace úspešne ukončený, tento prístup môžete okamžite zrušiť. Obnoviť sa dá iba na vašu písomnú žiadosť, a to napríklad v prípade, keď potrebujete naliehavú pomoc.

4. Ktokoľvek z pracovného tímu si môže otvoriť moje dokumenty

Kolegovia sa k vašim dátam dostanú len vtedy, ak im dáte prístup. V opačnom prípade sú vaše dáta súkromné. Workspace nefunguje podobne ako klasické zdieľané disky, kde môžu všetci členovia tímu otvoriť akýkoľvek dokument. Súkromie svojich dát máte jednoducho vo vlastných rukách.

5. Cloud je oproti klasickému pevnému disku menej bezpečný

Kdeže. Cloudové riešenie ponúka vyššiu mieru zabezpečenia, než akú dokáže zaistiť jednotlivec alebo akákoľvek firma samostatne. Samotný Workspace používa takzvané dvojfázové prihlásenie, ktoré poznáte napríklad z internetového bankovníctva. Všetky dáta sú navyše v aplikáciách Google šifrované, súbory sú zase rozdelené na menšie časti a uložené vo viacerých datacentrách.

6. Google odovzdáva firemné dáta tretím stranám

Pokiaľ nejde o súdne rozhodnutia a odovzdanie dát polícií, Google vaše dáta nikdy nikomu neodovzdá. Zaväzuje sa k tomu v licenčnom dojednaní. Okrem toho je služba Google Workspace takzvane “GDPR compliant”, čo znamená, že v technickej rovine spĺňa alebo prekračuje všetky požiadavky súvisiace s nariadením o ochrane osobných údajov.

7. Jednotlivé aplikácie Google Workspace si môžem nakúpiť individuálne

Workspace funguje ako ucelený ekosystém, ktorý uľahčuje a zefektívňuje vašu prácu. Aj z tohto dôvodu ponúka Google predplatné všetkých jeho aplikácií, ktoré majú v balíčku opodstatnené miesto. Samozrejme, ak všetky aplikácie využívať nechcete, nemusíte. Prístup k nim ale budete mať neobmedzený a kedykoľvek s nimi môžete začať pracovať.

8. Prechod z iného softvéru na Google Workspace nie je možný

Ak používate iný systém na zdieľanie dokumentov, prípadne na cloude ešte nepracujete, neznamená to, že na Workspace ako firma nemôžete presadnúť. Migrácia je možná a s jej procesom vám pomôžem, stačí mi napísať. Vypočujem vaše individuálne potreby a poradím vám, aký balík služieb je pre vašu firmu vhodný. Vy ani vaši zamestnanci sa zmeny nemusíte báť, prechod je hotový v priebehu niekoľkých dní/týždňov, a z našej skúsenosti si drvivá väčšina nových užívateľov na prostredie Workspace zvykne veľmi rýchlo.

9. Dáta z Google Workspace už nikdy nezískam späť

Export vašich dát je možný kedykoľvek a z akéhokoľvek zariadenia. Ak sa teda stane, že vám práca s Workspace nebude vyhovovať tak, ako ste predpokladali, môžete si svoje dokumenty jednoducho stiahnuť. Samozrejme vo formáte, ktorý požadujete. Google spravidla uchováva vaše dáta tak dlho, dokiaľ u neho máte aktívny účet.

10. AplikáciE Google Workspace sú zbytočne drahé

V rámci predplatného, ​​ktorého výška je konečná a vopred známa, platíte za efektivitu, jednoduchosť a vysokú mieru zabezpečenia. Do Workspace si navyše môžete pridať rad bezplatných doplnkov a rozšírení, ktoré vám uľahčia prácu. Ušetríte tak za nákup prídavných aplikácií tretích strán. Pretože služba funguje na cloude, odpadajú vám navyše platby za servery, ich servis a prípadné ďalšie softvéry.

11. Distribútor ponúka Google Workspace za vyššiu cenu ako samotný Google

Ak vás zaujíma, o koľko bude balíček aplikácií drahší, ak si ho kúpite od resellera a nie priamo od Googlu, máme pre vás jednoduchú odpoveď – o nič. Distribútori si síce sami môžu nastavovať pravidlá a ceny svojich prídavných služieb, ako je migrácia, podpora alebo školenia, Workspace samotný ale drahšií nie je. Navyše od resellera môžete očakávať osobný prístup, ktorý oceníte predovšetkým vtedy, kedy sa objaví akýkoľvek problém. Jednoducho zdvihnete telefón a zavoláte človeku, ktorého poznáte a ktorý pozná vás.

12. Pod distribútora SA nedá prejsť, ak už Google Workspace používam

Chcete tiež získať výhody, ktoré vám k predplatnému aplikácií môžem ponúknuť, ale už Google Workspace aktívne využívate? Žiadny problém. Nielen, že sa k mojím spokojným klientom môžete pridať, samotný prechod trvá iba pár minút. A ako už som písal vyššie, ani v tomto prípade nezískam prístup k vašim dátam.

Nenašli ste odpoveď na svoju otázku? Nevadí, napíšte mi a rád vám čokoľvek súvisiaceho s Google Workspace vysvetlím. Kontakt: marketier@marketier.sk